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zoar.log

買い物とか雑記はこちらに書いておくことにしてみました。

スクリプトで効率化した業務を引き継げるようにするには

パソコンを効率的に活用すると、一部の人はスクリプト(もっと高度なプログラミングを含めて)による効率化や自動化を始めると思います。
そんな作業を引き継ぐにはどうすればいいかということを考えさせられる記事がありました。

自分もいくつもの作業を PowerShellRubyVBA を使って効率化、自動化をしています。
これらのスクリプトを引き継ぐにはどうしようかなと考えてみたところ、先ほどの記事の結論のような、「諦める」になってしまいました。

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自分が書いたスクリプトをちょっと整理すると

  1. テキスト、CSV 又は Excel などから欲しい値を取得する
  2. ファイルのフォーマットを変換する

のどちらかか両方の機能を持ったスクリプトになります。

ファイルのフォーマットを変換する は例えば Excel を印刷して PDF や Docuworks に変換するような内容です(どっちもデフォルトプリンタに投げてるだけですが)。

そんなわけでどちらの機能についても、ファイルを開いてコピペひたすら印刷 をしてあげれば出来なくはない作業です。何を諦めてもらうかと言えば、時間です。
スクリプトで抜き出したり変換した方が人間が関わる時間が短いので、例えば時間単価が安いバイトを雇うなどして時間をかければなんとでもなります。
中には 「PDF に変換した図面から所在と番号と縮尺を抜き出して縮尺が正しいか判断した上所在のフォルダを作成してファイル名を抜き出した番号にして保存する」面倒なのもありますが、やはり時間が解決してくれる内容です。

ポイントは自分がいなくなったからと言って出来なくなる作業はないということです。

仕事の中にはクラウドに保存されたデータと新しいデータを比較してクラウドを更新するとかもありますが、そういう類のものはソフトウェア開発会社に発注してドキュメントを作ってもらっています。

休職する以前はガリガリと「自分が居ないと動かせない上に動かないと事務が進まない」ものを時々作っていましたが、休職を機にそういったものは排除するようにしました。
一部業務のクラウド化で自分の技術が間に合わなくなったという部分も少なからずありますが、事業継続性の方を重視してソフトウェア開発会社に作成してもらうように上申したという部分が大きいです。

そういったようなことを行った結果、仕事が結構気楽になりました。
自分が居ないと仕事が流れない(と強く思い込んでいる)のは精神的にも大きな負担になりますし、仕事を休んでもどこか仕事のことを考えてゆっくりすることができません。

これからも技術の属人化を防いで時間の属人化に力を入れていこうと思います。

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